ธีรภัทร นิลกำแหง

เวลาของผู้บริหารหมดไปกับสองเรื่องเสมอ คือนัดหมายที่ชนกัน และกล่องอีเมลที่มีเรื่องสำคัญปนอยู่กับเรื่องที่รอได้ สิบสามปีที่ผ่านมาคือการทำให้สองเรื่องนี้หายไปจากวันทำงานของลูกค้า

งานที่รับดูแลประจำ

• คัดกรองอีเมลทุกเช้า แยกเป็นเรื่องที่ต้องตัดสินใจเอง เรื่องที่ตอบแทนได้ และเรื่องที่เก็บเข้าแฟ้ม
• ร่างคำตอบให้ตรวจก่อนส่ง โดยรักษาสำนวนและโทนเสียงเดิมของคุณไว้
• จัดตารางนัดข้ามโซนเวลา เผื่อเวลาเดินทางและเวลาพัก ไม่วางประชุมติดกันจนไม่มีที่หายใจ
• ตามงานที่ค้างกับคู่ค้าและทีมภายในจนกว่าจะได้คำตอบ ไม่ปล่อยให้เงียบหาย
• จดบันทึกการประชุมและแยกออกมาเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำ พร้อมชื่อผู้รับผิดชอบและกำหนดส่ง
• จัดตั๋ว ที่พัก เอกสารการเดินทาง และสรุปค่าใช้จ่ายให้ครบเป็นชุดเดียว

สิ่งที่คุณได้กลับคืนมา

ลูกค้าประจำมักบอกตรงกันว่าได้เวลาคืนวันละหนึ่งถึงสองชั่วโมง และสิ่งที่สำคัญกว่านั้นคือไม่ต้องคอยไล่อ่านอีเมลตอนกลางคืนอีก เพราะรู้ว่ามีคนกรองไว้ให้แล้ว ทุกเช้าจะมีสรุปสั้น ๆ ว่าวันนี้ต้องตัดสินใจอะไรบ้าง อ่านจบภายในสองนาที

สิบสามปีในงานนี้ยังหมายถึงการเดาใจได้เร็วขึ้นด้วย ว่าเรื่องไหนต้องถามก่อน และเรื่องไหนตัดสินใจแทนได้เลยโดยไม่ต้องรบกวน ยิ่งทำงานด้วยกันนาน คำถามที่ส่งไปหาคุณยิ่งน้อยลง

การเริ่มงานและการรักษาความลับ

ผ่านงานมา 109 ชิ้น รีวิว 65 รายการ ค่าบริการชั่วโมงละ 560 บาท เริ่มด้วยสัปดาห์ทดลองงานเพื่อเรียนรู้ระบบและรายชื่อคนที่คุณติดต่อบ่อย พร้อมลงนามข้อตกลงรักษาความลับก่อนเข้าถึงข้อมูลใด ๆ ทำงานทางไกลได้เต็มเวลา และตกลงช่วงเวลาที่ต้องพร้อมตอบไว้ล่วงหน้าอย่างชัดเจน